Cách nhắn tin xin nghỉ phép khéo léo và thuyết phục

Nhắn tin xin nghỉ phép là một kỹ năng quan trọng mà không phải ai cũng biết cách thực hiện. Nếu bạn nhắn tin không khéo léo, bạn có thể gây ấn tượng xấu với sếp hoặc đồng nghiệp, hoặc thậm chí bị từ chối yêu cầu. Ngược lại, nếu bạn nhắn tin thuyết phục và lịch sự, bạn có thể dễ dàng xin được nghỉ phép mà không ảnh hưởng đến công việc và mối quan hệ. Trong bài viết này, Kallos Vietnam sẽ giới thiệu cho bạn một số cách nhắn tin xin nghỉ phép khéo léo và thuyết phục, cũng như những điều cần tránh khi nhắn tin.

Những lý do xin nghỉ việc 1 ngày khéo léo và thuyết phục.

Xin nghỉ việc 1 ngày không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là khi bạn đang làm việc trong một môi trường cạnh tranh và áp lực. Bạn có thể gặp phải những khó khăn như sự thiếu hụt nhân lực, sự không tin tưởng của sếp, hay sự mất điểm của đồng nghiệp. Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng cần có thời gian để nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân, hay giải quyết những vấn đề cá nhân. Vậy làm thế nào để xin nghỉ việc 1 ngày một cách khéo léo và thuyết phục? Dưới đây là một số lý do bạn có thể sử dụng:

1. Lý do sức khỏe: Đây là lý do phổ biến và chấp nhận được nhất khi xin nghỉ việc. Bạn có thể nói rằng bạn đang bị ốm, bị dị ứng, bị chấn thương, hay cần phải đi khám bác sĩ. Bạn nên cung cấp một số chi tiết về tình trạng của bạn, nhưng không cần quá chi tiết để tránh gây khó chịu cho người nghe. Bạn cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối và cam kết sẽ hoàn thành công việc khi trở lại.
2. Lý do gia đình: Đây là lý do khác mà bạn có thể dùng khi xin nghỉ việc. Bạn có thể nói rằng bạn cần phải chăm sóc cho người thân bị ốm, đưa con đi học, hay giúp đỡ gia đình trong một việc gì đó. Bạn cũng nên cung cấp một số chi tiết về hoàn cảnh của bạn, nhưng không cần quá cá nhân để tránh gây tò mò cho người nghe. Bạn cũng nên bày tỏ sự trách nhiệm và cam kết sẽ báo cáo công việc khi có thể.
3. Lý do cá nhân: Đây là lý do ít được chấp nhận hơn, nhưng vẫn có thể dùng trong một số trường hợp. Bạn có thể nói rằng bạn cần phải giải quyết một vấn đề cá nhân, như chuyển nhà, sửa xe, hay làm giấy tờ. Bạn không nên cung cấp quá nhiều chi tiết về vấn đề của bạn, để tránh gây hiểu lầm hoặc thiếu tôn trọng cho người nghe. Bạn cũng nên bày tỏ sự xin lỗi và cam kết sẽ bù đắp công việc khi có thể.

Khi xin nghỉ việc 1 ngày, bạn nên chọn thời điểm thích hợp, gửi email hoặc gọi điện thoại cho sếp và đồng nghiệp của bạn, và giải thích lý do một cách rõ ràng và lịch sự. Bạn cũng nên chuẩn bị trước một số giải pháp để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, như giao phó cho người khác, hoặc hoàn thành trước hạn. Bạn cũng nên cảm ơn sếp và đồng nghiệp đã thông cảm và hỗ trợ bạn. Như vậy, bạn sẽ có thể xin nghỉ việc 1 ngày một cách khéo léo và thuyết phục, và không làm ảnh hưởng đến công việc và mối quan hệ của bạn.

Cách 1: Những điều cần lưu ý khi viết tin nhắn xin nghỉ phép: Cách tránh những rắc rối không đáng có.

Nếu bạn cần xin nghỉ phép, bạn nên viết một tin nhắn chuyên nghiệp và lịch sự cho cấp trên của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh những hiểu lầm và tạo ấn tượng tốt với người quản lý. Trong bài viết này, Kallos sẽ hướng dẫn bạn cách viết một tin nhắn xin nghỉ phép hiệu quả và không gây khó chịu cho cấp trên.

Các bước để viết một tin nhắn xin nghỉ phép.

1. Chào hỏi cấp trên một cách thân thiện và tôn trọng. Bạn có thể dùng các từ như "Em chào anh/chị", "Kính gửi anh/chị", hoặc "Thưa anh/chị".
2. Nêu rõ lý do và thời gian bạn muốn xin nghỉ phép. Bạn nên giải thích ngắn gọn vì sao bạn cần nghỉ, ví dụ là do bệnh, gia đình, du lịch, hoặc học tập. Bạn cũng nên cho biết bạn muốn nghỉ bao lâu, từ ngày nào đến ngày nào, và có phải là nghỉ toàn ngày hay bán ngày.
3. Nói rõ bạn có muốn xin nghỉ phép có lương hay không. Điều này sẽ giúp cấp trên biết được bạn có đủ số ngày phép hay không, và có ảnh hưởng đến tiền lương của bạn hay không.
4. Đề xuất cách giải quyết các công việc đang dở dang hoặc sắp tới. Bạn nên cho cấp trên biết bạn đã làm gì để đảm bảo công việc của bạn không bị gián đoạn hoặc chậm trễ khi bạn nghỉ. Bạn có thể đề cập đến việc giao phó cho đồng nghiệp, hoàn thành trước hạn, hoặc làm việc từ xa.
5. Cảm ơn cấp trên đã chấp nhận yêu cầu của bạn và mong nhận được phản hồi sớm. Bạn nên biểu lộ sự biết ơn và tôn trọng với cấp trên khi xin nghỉ phép, và nhắc nhở họ vui lòng trả lời tin nhắn của bạn để bạn có thể sắp xếp kế hoạch.

Ví dụ về một tin nhắn xin nghỉ phép.

Em chào anh Tuấn,

Em muốn xin phép anh nghỉ ngày mai, 1/9, để đi khám bác sĩ. Em đã đặt lịch hẹn từ trước và không thể thay đổi được.

Em muốn xin nghỉ phép 8 tiếng có lương, vì em còn dư 10 ngày phép trong năm.

Em đã hoàn thành các báo cáo tuần này và gửi cho anh qua email. Em cũng đã bàn giao công việc cho Huyền để hỗ trợ khách hàng trong thời gian em vắng mặt.

Cảm ơn anh đã thông cảm và cho em nghỉ phép. Em mong nhận được phản hồi của anh sớm nhất có thể.

Em chào anh.

Cách 2: Bí quyết để viết tin nhắn xin nghỉ phép một cách tự tin và chắc chắn: Những điều bạn cần biết.

Hãy thẳng thắn thể hiện quyền của bạn trong lời xin nghỉ việc 1 ngày. Nếu bạn đang cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng hoặc có việc riêng cần giải quyết, bạn có quyền xin nghỉ việc 1 ngày để nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xin nghỉ việc một cách hiệu quả và tôn trọng. Đôi khi, bạn có thể gặp phải những khó khăn hoặc sự phản đối từ cấp trên khi muốn nghỉ phép. Vậy làm sao để xin nghỉ việc 1 ngày một cách chuyên nghiệp và dễ dàng nhất? Hãy theo dõi bài viết này để biết những mẹo hữu ích nhé!

1. Bạn cần lựa chọn thời điểm thích hợp để xin nghỉ việc.

Bạn nên tránh xin nghỉ vào những ngày công ty đang bận rộn, có hạn chót dự án hoặc có sự kiện quan trọng. Bạn cũng nên tránh xin nghỉ liên tục hoặc quá thường xuyên, vì điều này có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và uy tín của bạn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên. Bạn nên lập kế hoạch trước và xin nghỉ ít nhất 1 tuần trước khi muốn nghỉ, để công ty có thể sắp xếp công việc cho bạn và người khác.

2. Bạn cần thể hiện sự chắc chắn và quyết đoán khi xin nghỉ việc.

Khi đề nghị được nghỉ phép, thường sẽ tốt hơn nếu bạn “báo” cho cấp trên biết là bạn muốn nghỉ thay vì “xin” được nghỉ. Bạn càng thiếu kiên quyết thì cấp trên của bạn càng dễ bác bỏ. Miễn là bạn tuân thủ quy định của công ty thì họ sẽ không thể từ chối. Ví dụ, bạn có thể nói: "Em chào chị Lan. Em rất tiếc, nhưng em bị ốm nên hôm nay không đến văn phòng được.” hoặc “Em chào anh Thành. Em muốn được nghỉ phép có lương vào ngày 3 tháng 3 ạ.”

3. Bạn cần giải thích lý do xin nghỉ việc một cách rõ ràng và hợp lý.

Bạn không cần phải chi tiết quá mức về việc riêng của bạn, nhưng bạn cũng không nên giấu diếm hoặc nói dối. Bạn chỉ cần đưa ra những lý do chung chung nhưng vẫn có tính logic và sự thật, ví dụ như: "Em có việc gia đình cần giải quyết gấp." hoặc "Em bị đau bụng không đi được." Bạn cũng nên tránh những lý do không liên quan hoặc không thiết yếu, ví dụ như: "Em muốn đi du lịch." hoặc "Em muốn đi xem phim."

4. Bạn cần bày tỏ sự cảm ơn và hợp tác khi xin nghỉ việc.

Bạn nên biết ơn cấp trên đã chấp nhận cho bạn nghỉ phép và hứa sẽ hoàn thành công việc đúng hạn khi quay lại. Bạn cũng nên thông báo cho đồng nghiệp biết về việc nghỉ của bạn và xin lỗi nếu có gây phiền phức cho họ. Bạn có thể nói: "Em cảm ơn chị đã cho em nghỉ phép. Em sẽ cố gắng hoàn thành báo cáo vào ngày mai ạ." hoặc "Em xin lỗi anh vì đã làm anh phải chịu trách nhiệm thêm. Em sẽ bù đắp cho anh khi trở lại làm việc."

Cách 3: Viết tin nhắn xin nghỉ phép ngắn gọn mà vẫn lịch sự và rõ ràng: Những mẫu câu bạn nên tham khảo.

Xin nghỉ phép là một việc không hề đơn giản đối với nhiều người. Bạn có thể lo lắng rằng cấp trên sẽ không đồng ý, hoặc rằng bạn sẽ bị đánh giá là không chuyên cần. Tuy nhiên, bạn cũng không nên tự mình gây khó khăn cho mình bằng cách đưa ra những lý do dài dòng và không thuyết phục. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn một số mẹo để xin nghỉ phép một cách hiệu quả và tế nhị.

Một trong những điều quan trọng nhất khi xin nghỉ phép là bạn phải giữ cho lời đề nghị của mình ngắn gọn và rõ ràng.

Bạn không cần phải cung cấp quá nhiều chi tiết về lý do tại sao bạn cần nghỉ, bởi vì điều đó có thể làm cho cấp trên của bạn nghi ngờ về tính chân thành của bạn. Hơn nữa, bạn cũng có quyền bảo vệ sự riêng tư của mình ở một mức độ nào đó. Bạn chỉ cần nói cho biết thời gian và ngày bạn muốn nghỉ, và đảm bảo rằng việc nghỉ của bạn sẽ không ảnh hưởng đến công việc của nhóm.

Ví dụ, nếu bạn muốn nghỉ để đi xem hòa nhạc ở một thành phố khác, bạn chỉ cần nói "Em xin phép ra khỏi thành phố vào ngày mai." Bạn không cần phải giải thích là bạn đi xem hòa nhạc của ai, hay là bạn đã mua vé từ bao lâu. Đó là việc cá nhân của bạn, và không liên quan đến công việc.

Nếu bạn xin nghỉ ốm đột xuất, bạn cũng không cần phải miêu tả chi tiết triệu chứng của mình. Bạn chỉ cần nói "Em xin phép nghỉ hôm nay vì em không khỏe." Hoặc "Em xin phép nghỉ hôm nay vì em bị cảm." Bạn không cần phải cho biết là bạn bị sốt, ho, hay đau bụng. Đó là việc riêng tư của bạn, và không ai có quyền yêu cầu bạn tiết lộ.

Tuy nhiên, có một trường hợp mà bạn nên cho biết thêm thông tin khi xin nghỉ phép, đó là khi bạn có thể phải nghỉ lâu hơn một ngày.

Trong trường hợp này, bạn nên cho cấp trên biết là bạn có thể sẽ không thể làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, và rằng bạn sẽ liên lạc lại khi có thể. Điều này sẽ giúp cho cấp trên của bạn có thể sắp xếp công việc cho nhóm một cách linh hoạt hơn.

Ví dụ, nếu bạn bị tai nạn xe và phải nhập viện, bạn có thể nói "Em xin phép nghỉ trong tuần này vì em bị tai nạn xe và phải nhập viện. Em sẽ liên lạc lại khi có thể." Bạn không cần phải kể ra là xe của ai đâm vào xe của bạn, hay là bạn bị thương ở đâu. Đó là việc riêng tư của bạn, và không cần thiết phải chia sẻ.

Như vậy, bạn đã biết một số mẹo để xin nghỉ phép một cách hiệu quả và tế nhị. Hãy nhớ rằng, bạn không cần phải đưa ra quá nhiều chi tiết khi xin nghỉ phép, mà chỉ cần nói rõ thời gian và ngày bạn muốn nghỉ. Bạn cũng có quyền bảo vệ sự riêng tư của mình, và không ai có thể ép bạn tiết lộ những việc cá nhân của bạn.

Cách 4: Viết tin nhắn xin nghỉ phép đột xuất một cách thành thật và chân thành: Những lý do bạn nên và không nên dùng.

Bạn có biết rằng bạn có quyền xin nghỉ việc 1 ngày để xử lý các sự cố bất ngờ trong cuộc sống không? Đây là một quyền lợi mà nhiều người không biết hoặc không dám sử dụng. Tuy nhiên, việc xin nghỉ việc 1 ngày không phải là điều dễ dàng, đặc biệt khi bạn làm việc trong một môi trường cạnh tranh và áp lực. Vậy làm thế nào để xin nghỉ việc 1 ngày một cách hiệu quả và tôn trọng?

Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ lý do bạn cần nghỉ.

Nếu cần nghỉ vì có việc đột xuất xảy ra với bạn hoặc người thân, bạn nên nói thẳng thắn rằng bạn cần phải lo liệu chuyện khẩn cấp. Tương tự, nếu bạn cần xử lý khủng hoảng sức khỏe tâm thần, thể chất hoặc tình cảm, hãy thành thật thay vì bịa ra cái cớ nào đó. Thường thì cấp trên của bạn sẽ hiểu nếu bạn nhấn mạnh rằng bạn rất cần được nghỉ.

Ví dụ, “Hôm nay em không thể đến công ty được. Người nhà em gặp chuyện đột xuất,” hoặc “Hôm nay trạng thái tinh thần của em không tốt nên em cần phải ở nhà.”

Điều thứ hai bạn cần làm là thông báo cho cấp trên của bạn sớm nhất có thể.

Nếu có thể, hãy gọi điện thoại hoặc gửi email cho họ trước khi giờ làm việc bắt đầu. Điều này sẽ giúp họ có thời gian sắp xếp công việc và phân công cho những người khác. Bạn cũng nên giải thích rõ ràng về lý do bạn xin nghỉ và mong muốn được hỗ trợ.

Ví dụ, “Xin chào anh/chị, em xin phép được nghỉ việc 1 ngày hôm nay vì có việc gia đình khẩn cấp. Em đã hoàn thành các công việc quan trọng và gửi cho anh/chị qua email. Em mong anh/chị thông cảm và hỗ trợ em trong trường hợp này.”

Điều thứ ba bạn cần làm là chuẩn bị cho ngày mai.

Nếu bạn có thể, hãy hoàn thành các công việc quan trọng trước khi xin nghỉ. Nếu không, hãy giao cho đồng nghiệp của bạn hoặc yêu cầu họ giúp đỡ. Bạn cũng nên lập kế hoạch cho những việc bạn sẽ làm khi quay lại làm việc. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị mất tập trung và stress.

Ví dụ, “Em xin lỗi vì đã gây phiền phức cho anh/chị và công ty. Em sẽ cố gắng hoàn thành các công việc chưa xong vào ngày mai. Em đã gửi danh sách các công việc cho anh/chị để anh/chị có thể theo dõi và chỉ đạo. Em xin cảm ơn anh/chị đã luôn ủng hộ và tin tưởng em.”

Như vậy, bạn đã biết cách xin nghỉ việc 1 ngày một cách hiệu quả và tôn trọng. Đây là một kỹ năng quan trọng mà bạn nên có để bảo vệ sức khỏe và hạnh phúc của mình. Bạn cũng nên nhớ rằng, mặc dù bạn có thể xin nghỉ khi thực sự không làm việc được, nhưng đừng lạm dụng lý do này, đặc biệt nếu bạn không sử dụng ngày nghỉ có lương hoặc ngày nghỉ ốm.

Cách 5: Viết tin nhắn xin nghỉ phép một cách trung thực và tôn trọng: Những viện cớ bạn nên tránh và những hậu quả có thể xảy ra.

Bạn có bao giờ cảm thấy muốn nghỉ một ngày để thư giãn, làm những việc mình thích hoặc chăm sóc bản thân không? Nếu có, bạn không phải là người duy nhất. Nhiều người lao động đôi khi cần một ngày nghỉ để tái tạo năng lượng, giảm căng thẳng hoặc đối phó với những vấn đề cá nhân. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể nói thẳng với cấp trên rằng bạn muốn nghỉ một ngày vì lý do này. Vậy làm sao để nói với cấp trên rằng bạn cần nghỉ việc 1 ngày vì “lý do cá nhân” một cách lịch sự và chuyên nghiệp?

• Đầu tiên, bạn nên xem xét quy định của công ty về việc xin nghỉ phép. Một số công ty có chế độ nghỉ phép linh hoạt, cho phép nhân viên tự quyết định khi nào muốn nghỉ và không cần phải giải thích lý do. Một số công ty lại yêu cầu nhân viên phải báo trước một khoảng thời gian nhất định và cung cấp lý do hợp lệ để xin nghỉ phép. Bạn nên tôn trọng quy định này và tuân theo các bước thủ tục cần thiết.
• Thứ hai, bạn nên chọn thời điểm thích hợp để gửi yêu cầu xin nghỉ phép. Nếu bạn muốn nghỉ một ngày vì lý do cá nhân, bạn nên báo trước ít nhất một tuần để cấp trên có thể sắp xếp công việc cho bạn và những người khác. Bạn không nên gửi yêu cầu vào những ngày bận rộn, gần deadline hoặc khi công ty đang có dự án quan trọng. Điều này sẽ gây phiền toái cho cấp trên và ảnh hưởng đến uy tín của bạn.
• Thứ ba, bạn nên gửi yêu cầu xin nghỉ phép bằng tin nhắn hoặc email ngắn gọn và trung thực. Nếu bạn cần một ngày nghỉ nhưng không có lý do chính đáng, đừng giả vờ bị ốm hoặc có việc khẩn cấp. Một câu chuyện bịa sẽ đặt bạn vào rủi ro bị phát hiện nói dối và mất lòng tin của cấp trên. Thay vào đó, hãy gửi một tin nhắn ngắn gọn cho cấp trên rằng bạn không thể đến công ty được và mong được thông cảm. Bạn không cần phải chi tiết về lý do cá nhân của mình, chỉ cần nói rằng bạn có một vấn đề cá nhân cần giải quyết và sẽ quay lại làm việc vào ngày hôm sau.

Ví dụ, nếu bạn muốn nghỉ một ngày để đi biển, đừng nói rằng “Em bị cúm.” Tin nhắn này sẽ gây lo lắng không đáng có cho cấp trên và có thể khiến bạn bị nghi ngờ nếu bạn quay lại làm việc với làn da rám nắng. Thay vào đó, hãy nói ngắn gọn và lịch sự rằng “Em cần nghỉ một ngày vì lý do cá nhân ạ. Em rất xin lỗi. Ngay mai em sẽ đi làm lại.” Tin nhắn này sẽ cho thấy bạn tôn trọng công việc và cấp trên, và cũng không phải giải thích quá nhiều về lý do của mình.

Tóm lại, để nói với cấp trên rằng bạn cần nghỉ việc 1 ngày vì “lý do cá nhân”, bạn nên tuân theo quy định của công ty, chọn thời điểm thích hợp và gửi yêu cầu xin nghỉ phép bằng tin nhắn hoặc email ngắn gọn và trung thực. Đây là cách để bạn có thể nghỉ một ngày mà không gây ấn tượng xấu với cấp trên hoặc đồng nghiệp.

Cách 6: Viết tin nhắn xin nghỉ phép một cách chủ động và trách nhiệm: Những cách để ngỏ ý làm bù giờ hiệu quả và thân thiện.

Nghỉ phép là một quyền lợi của nhân viên, nhưng cũng là một vấn đề nhạy cảm trong môi trường làm việc. Bạn không muốn để lại ấn tượng là bạn không chịu trách nhiệm hoặc không quan tâm đến công việc của mình. Vì vậy, khi bạn nhắn tin xin nghỉ phép, bạn nên ngỏ ý làm bù giờ để chứng tỏ bạn biết công việc của bạn là quan trọng.

Làm bù giờ có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành số giờ làm việc bị thiếu hụt do nghỉ phép. Tùy vào lĩnh vực công việc của bạn, bạn có thể thương lượng với cấp trên để làm bù giờ khi bạn đi làm lại. Như thế, cho dù cấp trên từ chối đề nghị của bạn, họ vẫn có thể thấy bạn không coi việc được nghỉ là đương nhiên.

Tùy vào tính chất của công việc, bạn có thể làm thêm ca thay cho những người khác, làm thêm giờ hoặc ngoài giờ làm việc thông thường. Bạn cũng nên xem xét khả năng của bản thân và sức khỏe của mình khi đề xuất làm bù giờ. Đừng quá sức mình để rồi gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc và sức khỏe của mình.

• Ví dụ, khi bạn nhắn tin xin nghỉ phép, bạn có thể viết: “Cảm ơn anh đã cho em nghỉ ạ. Nếu cần, em có thể làm thêm giờ khi đi làm lại.” Đây là một cách lịch sự và tôn trọng để bày tỏ sự quan tâm đến công việc và sự linh hoạt của bạn.
• Một cách khác là hỏi xem có nhiệm vụ nào bạn làm được ngoài giờ không. Ví dụ: “Có việc gì em làm được mà không cần đến văn phòng không ạ?” Đây là một cách chủ động và sáng tạo để giúp đỡ công ty và đồng nghiệp trong khi bạn vắng mặt.

Làm bù giờ không phải lúc nào cũng cần thiết hoặc khả thi, nhưng nếu bạn có thể và muốn, đó là một cách hiệu quả để duy trì mối quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp. Bạn sẽ được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm của mình.

Cách 7: Viết tin nhắn xin nghỉ việc một cách linh hoạt và hiệu quả: Những cách để nói rằng bạn có thể làm việc tại nhà.

Nếu bạn đang cảm thấy không khỏe và muốn xin nghỉ việc một ngày, bạn nên biết cách giao tiếp với cấp trên của mình một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn không nên để cho cấp trên của bạn cảm thấy rằng bạn đang lười biếng hoặc không quan tâm đến công việc. Bạn cũng nên cho họ biết rằng bạn vẫn sẵn sàng hỗ trợ sếp trong những trường hợp khẩn cấp hoặc có thắc mắc gì về công việc.

Một trong những cách để làm điều này là bằng cách gửi cho sếp một tin nhắn hoặc email xin nghỉ việc một ngày, và đồng thời cho sếp biết rằng họ có thể liên lạc với bạn qua email hoặc tin nhắn nếu cần. Bạn nên viết tin nhắn hoặc email này một cách ngắn gọn, rõ ràng và lịch thiệp. Bạn không nên đưa ra những lý do không chính đáng hoặc chi tiết quá nhiều về tình trạng sức khỏe của bạn. Bạn chỉ nên nói rằng bạn đang cảm thấy không khỏe và cần nghỉ ngơi để phục hồi.

Nếu bạn xin nghỉ ốm có lương, bạn có thể nhận làm một số việc tại nhà, như kiểm tra email, hoàn thành báo cáo, hay tham gia cuộc họp trực tuyến. Đây là một cách để cho cấp trên của bạn biết rằng bạn vẫn quan tâm đến công việc và không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án hay kế hoạch của nhóm. Tuy nhiên, bạn không nên làm việc quá sức khi bạn đang ốm, vì điều này có thể làm cho bạn khó khăn trong việc hồi phục.

Một ví dụ về tin nhắn hoặc email xin nghỉ việc một ngày có thể là:

"Chào anh,

Hôm nay em sẽ nghỉ ở nhà, vì em đang cảm thấy không khỏe. Em xin lỗi vì đã gây bất tiện cho anh và nhóm.

Nếu có cần gì thì anh cứ nhắn tin hoặc gửi email cho em cũng được ạ. Em có thể kiểm tra email và làm một số việc tại nhà, như hoàn thành báo cáo hay tham gia cuộc họp trực tuyến.

Em hy vọng anh và nhóm sẽ làm việc hiệu quả và thành công.

Em cảm ơn anh."

Đây là một lời đề nghị chu đáo sau khi bạn gây bất tiện đột xuất cho cấp trên của bạn, và nó chứng tỏ bạn không lợi dụng. Bạn chỉ cần đưa ra đề nghị này nếu bạn vẫn được trả lương cho ngày nghỉ. Nếu nghỉ không lương hoặc sử dụng thời gian nghỉ phép có lương, bạn không có bổn phận phải làm việc. Tuy nhiên, đây có thể là một cách cư xử khéo léo nếu bạn cảm thấy ngại vì mình nghỉ quá nhiều và muốn giữ uy tín.

Cách 8: Viết tin nhắn xin nghỉ phép không xác định thời gian một cách lịch thiệp và minh bạch: Những điều bạn cần biết và tránh.

Một số cách nhắn tin xin nghỉ phép khi bạn bị ốm hoặc có việc đột xuất. Đây là một kỹ năng quan trọng trong công việc, vì nó giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp, cũng như bảo đảm công việc của bạn không bị gián đoạn quá nhiều.

Đầu tiên, bạn cần xác định thời gian ước tính mà bạn sẽ nghỉ.

Nếu bạn bị bệnh, có thể bạn phải ở nhà vài ngày. Trong trường hợp này, bạn nên cho cấp trên biết rằng bạn không chắc phải nghỉ bao lâu, nhưng hãy ước chừng thời gian tương đối và cho họ biết bạn sẽ cập nhật thông tin cho họ. Thông thường, nếu hôm nay bạn xin nghỉ thì có lẽ bạn sẽ cần nghỉ cả ngày mai. Ví dụ “Em bị cúm chị ạ. Để cho an toàn, em sẽ không đến văn phòng hôm nay và ngày mai. Em sẽ báo cho chị biết tình hình của em ngày mai.”

Nếu bạn có việc đột xuất, như điều tra vụ án, thì bạn cũng nên ước tính thời gian mà bạn sẽ vắng mặt. Nếu việc của bạn có thể hoàn thành trong một ngày, thì bạn chỉ cần xin nghỉ một ngày. Nếu việc của bạn kéo dài hơn, thì bạn nên thông báo cho cấp trên biết lý do và thời gian dự kiến. Ví dụ “Em xin phép chị, em có việc đột xuất phải điều tra vụ án ở tỉnh lân cận. Em dự kiến sẽ vắng mặt khoảng hai ngày. Em sẽ liên lạc với chị khi có thông tin mới.”

Thứ hai, bạn cần lựa chọn phương tiện nhắn tin phù hợp.

Nếu công ty của bạn có quy định về việc xin nghỉ phép, thì bạn nên tuân theo quy định đó. Nếu không, thì bạn có thể nhắn tin qua email, điện thoại, hoặc ứng dụng nhắn tin khác. Bạn nên nhắn tin cho cấp trên trực tiếp của bạn, và có thể gửi cho các đồng nghiệp liên quan nếu công việc của bạn ảnh hưởng đến họ.

Thứ ba, bạn cần viết nhắn tin một cách rõ ràng, lịch sự và trung thực.

Bạn nên ghi rõ lý do xin nghỉ phép, thời gian ước tính mà bạn sẽ nghỉ, và cách liên lạc với bạn trong thời gian đó. Bạn không cần phải chi tiết quá về tình trạng sức khỏe hay việc cá nhân của bạn, chỉ cần đủ để cấp trên hiểu được tình hình. Bạn cũng nên xin lỗi vì đã gây phiền phức cho công ty và đồng nghiệp, và cam kết sẽ hoàn thành công việc khi quay lại làm.

Cuối cùng, bạn cần theo dõi tình hình của mình và cập nhật cho cấp trên biết.

Nếu bạn nghỉ phép vì bệnh, thì bạn nên đi khám bác sĩ và xin giấy chứng nhận nếu cần. Nếu bạn nghỉ phép vì việc đột xuất, thì bạn nên hoàn thành việc đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi bạn sẵn sàng quay lại làm việc, bạn nên thông báo cho cấp trên biết và báo cáo về công việc của mình.

Cách 9: Viết tin nhắn xin nghỉ phép một cách lịch sự và tế nhị: Những nguyên tắc vàng bạn nên tuân thủ.

Nếu bạn muốn xin nghỉ phép, bạn nên lưu ý một số điều để không làm phiền cấp trên của bạn. Trong bài viết này, Kallos Vietnam sẽ chia sẻ với bạn một số mẹo nhỏ để gửi tin nhắn xin nghỉ phép một cách lịch sự và hiệu quả.

1. Bạn nên tránh gửi tin nhắn vào thời điểm không phù hợp, chẳng hạn như ban đêm hoặc trong ngày cuối tuần. Đây là thời gian cấp trên của bạn có thể đang nghỉ ngơi hoặc thư giãn, và họ có thể không muốn bị quấy rầy bởi những vấn đề công việc. Bạn nên tôn trọng thời gian riêng của họ và chỉ gửi tin nhắn khi họ đang trong giờ làm việc.
2. Bạn nên xem việc xin nghỉ phép là một đề nghị trong công việc, chứ không phải là một quyền của bạn. Điều này có nghĩa là bạn nên viết tin nhắn một cách cẩn thận và lịch thiệp, không nên đưa ra những lý do cá nhân hoặc yêu cầu quá đáng. Bạn nên giải thích rõ ràng lý do bạn cần nghỉ phép, thời gian bạn dự định nghỉ, và cách bạn sẽ bàn giao công việc cho người khác. Bạn cũng nên cảm ơn cấp trên đã chấp nhận đề nghị của bạn và mong muốn được hợp tác với họ.
3. Bạn nên linh hoạt trong việc xin nghỉ phép, tùy theo tình huống khác nhau. Nếu bạn bị ốm đột xuất hoặc có việc gấp phải giải quyết, bạn nên gửi tin nhắn càng sớm càng tốt, để cấp trên có thể sắp xếp công việc cho bạn. Nếu bạn muốn xin phép trước, chẳng hạn như để đi du lịch hoặc chăm sóc gia đình, bạn nên gửi tin nhắn vào giờ làm việc và chờ đợi phản hồi từ cấp trên. Bạn không nên cho rằng cấp trên sẽ đồng ý ngay lập tức, mà nên sẵn sàng thay đổi kế hoạch của mình nếu cần thiết.

Cách 10: Viết tin nhắn xin nghỉ phép sớm một cách chuyên nghiệp và tôn trọng: Những lợi ích và cách thức bạn nên biết.

Xin nghỉ phép là một trong những quyền lợi của nhân viên, nhưng cũng là một trong những vấn đề gây khó khăn cho cả nhân viên và cấp trên. Bạn muốn nghỉ phép để nghỉ ngơi, du lịch, chăm sóc sức khỏe hoặc gia đình, nhưng bạn cũng không muốn làm ảnh hưởng đến công việc của mình và của đồng nghiệp. Vậy làm thế nào để xin nghỉ phép một cách hiệu quả và tôn trọng?

Trong bài viết này, Kallos Vietnam sẽ chia sẻ với bạn một số lời khuyên và mẫu nhắn tin xin nghỉ phép cho cấp trên. Bạn có thể tham khảo và sử dụng những mẫu này để gửi cho cấp trên của bạn qua email, tin nhắn điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin nội bộ.

Nhắn tin xin nghỉ phép trước vài tuần hoặc vài tháng.

Nếu bạn lên kế hoạch xin nghỉ phép trước vài tuần hoặc vài tháng, bạn nên cho cấp trên biết ngày bạn định nghỉ ngay sau khi quyết định. Cấp trên của bạn sẽ dễ chấp nhận hơn nếu họ có thời gian sắp xếp khi bạn vắng mặt. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn mới vào làm hoặc nếu bạn xin nghỉ vào khoảng thời gian trong năm mà những người khác có thể cũng muốn nghỉ, chẳng hạn như dịp lễ.

Bạn có thể gửi nhắn tin xin nghỉ phép cho cấp trên theo mẫu sau:

Kính gửi anh/chị [tên cấp trên],

Em xin gửi đến anh/chị yêu cầu xin nghỉ phép từ ngày [dd/mm/yyyy] đến ngày [dd/mm/yyyy] vì [lý do]. Tổng số ngày em xin nghỉ là [số ngày].

Trong thời gian em vắng mặt, em đã sắp xếp với [tên đồng nghiệp] để chịu trách nhiệm cho các công việc của em. Em cũng đã hoàn thành các báo cáo và dự án đang tiến hành để không ảnh hưởng đến tiến độ của phòng ban.

Em mong nhận được sự đồng ý của anh/chị. Em xin cảm ơn anh/chị đã luôn tạo điều kiện cho em có thời gian nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân.

Trân trọng,

[tên và chức vụ của bạn]

Cách 11: Đối phó với tình huống bị từ chối tin nhắn xin nghỉ phép: Những kỹ năng và thái độ bạn cần có.

Một số mẹo để xin nghỉ phép một cách hiệu quả và linh hoạt. Bạn có thể áp dụng những mẹo này khi bạn muốn nghỉ phép để đi du lịch, chăm sóc sức khỏe, hay bất kỳ lý do nào khác.

Mẹo 1: Lập kế hoạch dự phòng hoặc sẵn sàng thương lượng khi bị từ chối tin nhắn xin nghỉ phép.

Có khả năng cấp trên của bạn không chấp thuận cho bạn được nghỉ. Nếu lý do là bạn xin nghỉ vào đúng thời kỳ bận rộn hoặc có người đã xin nghỉ trùng ngày với bạn thì bạn có thể thương lượng. Nếu là do bạn xin nghỉ quá lâu, bạn cũng có thể tìm giải pháp thỏa hiệp.

• Nếu kế hoạch của bạn có thể thay đổi được, chẳng hạn như chưa mua vé máy bay, bạn có thể xin nghỉ vào ngày khác.
• Nếu cấp trên của bạn nói rằng bạn xin nghỉ quá lâu, bạn có thể sắp xếp lại để nghỉ ít ngày hơn.
• Nếu bạn làm việc trong ngành nghề mà có thể nhờ người khác làm thay, hãy hỏi xem đồng nghiệp nào làm thay ca cho bạn được không.

Mẹo 2: Gửi tin nhắn xin nghỉ phép sớm và rõ ràng.

Bạn không nên để đến phút chót mới xin nghỉ phép, vì điều đó sẽ gây phiền toái cho cấp trên và đồng nghiệp của bạn. Bạn cũng không nên gửi tin nhắn xin nghỉ phép qua đường miệng hay qua điện thoại, vì điều đó sẽ khó kiểm soát và dễ bị quên. Bạn nên gửi tin nhắn xin nghỉ phép qua email hoặc ứng dụng nhắn tin chính thức của công ty. Trong tin nhắn, bạn cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc nghỉ phép, lý do nghỉ phép, và cách liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Mẹo 3: Hoàn thành công việc trước khi nghỉ phép và bàn giao cho người khác.

Bạn không nên để công việc dang dở khi bạn đi nghỉ phép, vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của công việc. Bạn cũng không nên để công việc chồng chất khi bạn trở lại sau khi nghỉ phép, vì điều đó sẽ gây áp lực và stress cho bạn. Bạn nên hoàn thành công việc trước khi nghỉ phép và bàn giao cho người khác tiếp tục theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh. Bạn cũng nên thông báo cho khách hàng và đối tác biết về kế hoạch nghỉ phép của bạn và giới thiệu người liên hệ thay thế.

Mẹo 4: Tận hưởng kỳ nghỉ của mình và tránh làm việc trong thời gian đó.

Bạn nên xem kỳ nghỉ phép là một cơ hội để thư giãn, nạp năng lượng, và chăm sóc bản thân. Bạn không nên làm việc trong thời gian nghỉ phép, trừ khi có những trường hợp cực kỳ khẩn cấp. Bạn cũng không nên kiểm tra email hay điện thoại công việc liên tục, vì điều đó sẽ làm giảm sự tập trung và hưởng thụ của bạn. Bạn nên tin tưởng vào khả năng của đồng nghiệp và cấp trên của mình và tận hưởng kỳ nghỉ của mình một cách thoải mái.

Tác giả: Jeffrey Fermin. Biên dịch: Margaret N.

Nguồn: Wikihow. Bản quyền thuộc về: Kallos Vietnam.

Đôi nét về tác giả Jeffrey Fermin.

Jeffrey Fermin là Giám đốc Tiếp thị có trụ sở tại Miami, Florida, hiện đang làm việc cho AllVoices. Ông cũng là người sáng lập một công ty tiếp thị đầy đủ dịch vụ có tên New Theory. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, ông chuyên về tiếp thị kỹ thuật số và sáng tạo nội dung. Ông có bằng Cử nhân Tâm lý học và Cử nhân Giáo dục tại Đại học Quốc tế Florida. Jeffrey đã giành được Giải thưởng Sáng tạo Microsoft Octas và là Á quân TechCrunch Disrupt.