Cách quản lý nhân viên hiệu quả

Một yếu tố quan trọng để duy trì sự phát triển và hiệu quả của một tổ chức lớn là hệ thống cấp bậc quản lý. Quản lý giỏi là người biết thích nghi với môi trường làm việc, đôi khi có những điều chỉnh nhỏ để nâng cao kết quả công việc. Ví dụ, quản lý giỏi có thể đề xuất cải tiến quy trình làm việc, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng, hoặc tìm kiếm những cơ hội hợp tác mới. Trở thành quản lý giỏi là lãnh đạo bằng tấm gương. Đây là một vị trí đầy thách thức: vừa phải đáp ứng kỳ vọng của người khác, vừa phải chịu đựng sự thiếu công nhận. Tuy nhiên, bạn có thể quản lý mọi trách nhiệm của mình một cách chuyên nghiệp và nhiệt tình với một số bí quyết sau.

Phần 1: Cách tạo động lực cho nhân viên làm việc.

Bước 1: Động viên mọi người là một kỹ năng quan trọng trong công việc lãnh đạo.

Bạn cần biết tại sao nhân viên của bạn chọn làm việc ở đây và điều gì khiến họ gắn bó với tổ chức. Đó có thể là niềm đam mê, sứ mệnh, đồng nghiệp, hoặc những lợi ích khác. Đừng nghĩ rằng chỉ có tiền bạc mới có thể giữ chân được họ, bởi vì con người không phải là những sinh vật đơn giản. Ví dụ, có những người làm việc ở một tổ chức phi lợi nhuận vì họ tin vào mục tiêu của tổ chức đó, hoặc có những người ở lại một công ty vì họ yêu quý những người bạn đồng nghiệp của mình.

Bạn cũng cần biết cách tạo ra những ngày làm việc tuyệt vời cho nhân viên của bạn. Đó có thể là những lời khen ngợi, những thách thức mới, hoặc những cơ hội phát triển. Đồng thời, bạn cũng phải giúp họ vượt qua những ngày hay tuần tồi tệ, khi công việc gặp khó khăn, áp lực, hoặc thất bại. Đó có thể là những lời an ủi, những lời khuyên, hoặc những sự hỗ trợ cần thiết. Ví dụ, khi một dự án không thành công, bạn có thể nói với nhân viên rằng bạn đánh giá cao sự nỗ lực của họ, và hãy xem đây là một cơ hội để học hỏi từ sai lầm.

Để động viên mọi người hiệu quả, bạn cần giao tiếp thường xuyên với họ. Hỏi họ về cảm xúc, ý kiến, mong muốn, và mục tiêu của họ trong công việc. Lắng nghe họ một cách chân thành và tôn trọng. Sau đó, hãy hành động theo những gì bạn đã nghe được. Cho họ những quyền lợi mà họ quan tâm và đánh giá cao. Nếu họ muốn chăm sóc sức khỏe, hãy cho họ thời gian để tập thể dục. Nếu họ muốn dành thời gian cho gia đình, hãy tôn trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Ví dụ, bạn có thể cho phép nhân viên làm việc từ xa một vài ngày trong tuần, hoặc cho họ nghỉ phép khi cần thiết.

Bước 2: Giúp mọi người có tâm trạng tốt là một trong những kỹ năng quan trọng của một người quản lý thành công.

Bằng cách nhận diện ưu điểm của nhân viên và đưa ra những lời khen ngợi thích hợp, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích năng suất lao động. Đây là một số cách để bạn có thể làm điều đó:

• Khen công khai: Khi bạn thấy một nhân viên làm việc xuất sắc, hãy chia sẻ điều đó với cấp trên hoặc đồng nghiệp của bạn trong những cuộc họp hay buổi gặp gỡ. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được công nhận và trân trọng, đồng thời cũng tăng uy tín của bạn trong mắt người khác. Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi rất ấn tượng với báo cáo của Anh/Chị về dự án XYZ. Anh/Chị đã thể hiện được sự sáng tạo và chuyên nghiệp trong việc phân tích và trình bày dữ liệu."
• Khen riêng cá nhân: Ngoài việc khen công khai, bạn cũng nên dành thời gian để nói chuyện riêng với nhân viên về những gì họ đã làm tốt. Hãy nói rõ ràng và cụ thể về những điểm mạnh của họ, và cho họ biết bạn đánh giá cao sự đóng góp của họ. Một cuộc trò chuyện riêng tư có thể giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và quan tâm, và khích lệ họ tiếp tục phát huy. Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi muốn cảm ơn Anh/Chị vì đã hoàn thành công việc trước hạn. Tôi biết Anh/Chị đã phải làm việc chăm chỉ và linh hoạt để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tôi rất trân trọng sự chuyên cần và tận tâm của Anh/Chị."

Bước 3: Một trong những cách đơn giản nhất để tạo ra một môi trường làm việc tích cực là thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao nhân viên của bạn.

Bạn không cần phải chờ đợi một dịp đặc biệt hay một thành tích lớn để làm điều này. Bạn chỉ cần dành ra một ít thời gian, đi đến bàn làm việc của họ và nói thẳng với họ rằng bạn rất trân trọng những gì họ đã làm cho công ty. Ví dụ, bạn có thể khen ngợi anh A vì đã hoàn thành dự án trước hạn, chị B vì đã giải quyết được một vấn đề khó, em C vì đã hỗ trợ đồng nghiệp tận tình, v.v.

Hoặc bạn có thể mời họ đi uống cà phê ngoài giờ và chia sẻ với họ những điểm mạnh mà bạn nhận thấy ở họ, như sự chuyên cần, tinh thần đồng đội, khả năng học hỏi, tuân thủ kỷ luật hay vượt qua mọi thách thức, luôn mang lại niềm vui cho bạn và những người xung quanh, v.v. Những lời khen ngợi và động viên như vậy sẽ giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng và tôn trọng, từ đó tăng cường năng suất, đam mê công việc và lan tỏa sự hài lòng cho cả tổ chức.

Bước 4: Đối xử công bằng với mọi người là một trong những nguyên tắc quan trọng để xây dựng một tổ chức hiệu quả và hài hòa.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể làm được điều này một cách dễ dàng và tự nhiên. Đôi khi, chúng ta có thể bị ảnh hưởng bởi những định kiến, thiên vị hoặc sự thiếu khách quan mà không hay biết. Điều này có thể gây ra những bất công và mất cân bằng cho những người làm việc cùng chúng ta, đặc biệt là những người có nhiều đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.

Ví dụ, chúng ta có thể thiếu công nhận cho một nhân viên có kỹ năng cao nhưng ít nói, trong khi quá khen ngợi một nhân viên có tài giao tiếp tốt nhưng làm việc kém hiệu quả. Hoặc chúng ta có thể ưu ái cho một nhân viên có cùng sở thích hoặc quan điểm với mình, trong khi bỏ qua một nhân viên có ý kiến khác biệt nhưng hợp lý. Những hành vi này không chỉ làm tổn thương tinh thần của những người bị bất công, mà còn làm giảm sự tin tưởng và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.

Vì vậy, chúng ta cần phải ý thức và kiểm soát hành vi của mình để tránh những hậu quả tiêu cực. Chúng ta cũng nên biết cách đánh giá và ghi nhận công sức của mọi người một cách công bằng và khách quan, không phân biệt dù họ có giống hay khác chúng ta, hay họ có thể hiện sự hài lòng hay không. Đây là cách để chúng ta tôn trọng và khích lệ những người xung quanh, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

Bước 5: Đối xử tốt với nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng để tạo ra một doanh nghiệp thành công.

Khi bạn đối xử tốt với nhân viên của mình, bạn không chỉ giúp họ cảm thấy được trân trọng và tôn trọng, mà còn khuyến khích họ làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn. Ví dụ, bạn có thể đối xử tốt với nhân viên bằng cách tăng lương, thưởng, phúc lợi, cung cấp cơ hội đào tạo và thăng tiến, lắng nghe ý kiến và góp ý của họ, tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và an toàn.

Nhân viên hạnh phúc sẽ mang lại lợi ích cho công ty bằng cách đối xử tốt với khách hàng, nuôi dưỡng hình ảnh của công ty và tăng cường lòng trung thành. Hơn nữa, nhân viên hạnh phúc cũng sẽ truyền đạt tinh thần tích cực cho những người làm việc cùng họ, duy trì văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp và thân thiện. Đối xử tốt với nhân viên không chỉ là một nghĩa vụ đạo đức, mà còn là một chiến lược kinh doanh thông minh.

Phần 2: Cách thiết lập mục tiêu hiệu quả.

Bước 1: Hãy luôn hành động nhiều hơn lời nói.

Đây là một nguyên tắc cơ bản mà bạn có thể áp dụng vào bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống, nhưng đặc biệt là trong công việc quản lý. Bạn muốn được tôn trọng như một người có tầm nhìn rộng lớn hay chỉ là một người đưa ra những yêu cầu không thực tế? Bạn muốn được ghi nhận là một người có khả năng hoàn thành và vượt qua những mục tiêu đã đề ra hay chỉ là một người hứa suông? Hình ảnh của bạn trong mắt nhân viên và đồng nghiệp là rất quan trọng.

Ví dụ, nếu bạn hứa sẽ tăng lương cho nhân viên nếu họ hoàn thành dự án trước hạn, nhưng sau đó lại không giữ lời, thì bạn sẽ mất đi sự tin tưởng và tôn trọng của họ. Ngược lại, nếu bạn không hứa gì cả, nhưng khi dự án hoàn thành, bạn lại thưởng cho họ một khoản tiền lớn, thì bạn sẽ được coi là một người quản lý có tâm và có tầm. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn phải luôn giới hạn bản thân trong những mục tiêu an toàn và dễ dàng.

Bạn cũng cần có những tham vọng và sự sáng tạo để đưa ra những mục tiêu mới mẻ và thách thức. Người quản lý thiếu khát khao và dám liều sẽ không bao giờ được coi là một người lãnh đạo. Bạn cũng nên biết khi nào cần 'mạo hiểm' để có được những kết quả bất ngờ. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trong một công ty sản xuất ô tô, và bạn quyết định đầu tư vào việc phát triển xe điện thay vì xe xăng, thì bạn có thể gặp phải nhiều khó khăn và rủi ro, nhưng cũng có thể tạo ra một bước đột phá cho công ty và cho chính bạn.

Bước 2: Để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, một trong những việc quan trọng là đảm bảo rằng họ biết được những gì mà bạn mong đợi từ họ.

Bằng cách đặt ra những mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được, bạn sẽ giúp nhân viên có được sự chủ động và tập trung trong công việc. Ví dụ, bạn có thể nói với nhân viên bán hàng rằng bạn mong muốn họ bán được ít nhất 10 sản phẩm mỗi ngày, và bạn sẽ theo dõi doanh số của họ hàng tuần. Bạn cũng nên nói rõ với họ về kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành và cách thức đánh giá kết quả của họ. Như vậy, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, công bằng và khuyến khích nhân viên phát huy khả năng của mình.

Bạn cũng nên thể hiện sự khen ngợi và động viên khi nhân viên đạt được những thành tích tốt, để họ cảm thấy được công sức của mình được đánh giá cao và có động lực làm việc tốt hơn. Bạn có thể hỏi nhân viên về những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc, và cung cấp cho họ những giải pháp hoặc lời khuyên hữu ích. Bạn cũng có thể hỏi nhân viên về ý kiến của họ về cách thức đặt ra và theo dõi mục tiêu, để có thể điều chỉnh và cải thiện nếu cần.

Bước 3: Phản hồi là một phần quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự.

Phản hồi giúp nhân viên biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình, cũng như những gì cần cải thiện để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Để đưa ra phản hồi hướng đến mục tiêu cần đạt được, bạn nên thực hiện các bước sau:

• Đưa ra phản hồi nhanh, tập trung vào công việc. Bạn nên phản hồi ngay sau khi nhận thấy một vấn đề hoặc một thành tích của nhân viên, thay vì chờ đến cuối năm hay cuối dự án. Bạn cũng nên tập trung vào những việc nhân viên đã làm tốt hoặc cần làm tốt hơn, thay vì vào những đặc điểm cá nhân của họ. Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi rất ấn tượng với bài thuyết trình của bạn trong buổi họp sáng nay. Bạn đã trình bày rõ ràng và thuyết phục được khách hàng." Hoặc: "Tôi thấy bạn chưa hoàn thành báo cáo theo tiến độ đã đề ra. Bạn có gặp khó khăn gì không? Bạn cần làm gì để cải thiện tình hình?"
• Gặp mặt theo nhóm nhỏ hoặc trao đổi trực tiếp một đối một. Bạn nên chọn hình thức phù hợp để phản hồi cho từng trường hợp. Nếu bạn muốn khen ngợi hay góp ý cho nhiều người cùng lúc, bạn có thể gặp mặt theo nhóm nhỏ và nhận xét một cách chung chung. Nếu bạn muốn phản hồi cho một người cụ thể, bạn nên trao đổi trực tiếp một đối một và nhận xét một cách chi tiết. Ví dụ, bạn có thể tổ chức một buổi họp nhóm để khen ngợi sự nỗ lực và sự hợp tác của các thành viên trong dự án vừa qua. Hoặc bạn có thể gọi điện thoại cho một nhân viên để chỉ ra những sai sót và cách khắc phục trong bài kiểm tra kỹ năng của anh ấy.
• Lên lịch phản hồi. Bạn nên phản hồi một cách thường xuyên để nhân viên nắm được thời điểm phản hồi được đưa ra, và từ đó sắp xếp công việc cho phù hợp. Bạn có thể lên lịch phản hồi hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, tùy theo tính chất và quy mô của công việc. Ví dụ, bạn có thể gửi email hàng tuần để thông báo về tiến độ và kết quả của từng nhân viên trong dự án. Hoặc bạn có thể tổ chức cuộc họp hàng quý để đánh giá hiệu suất và xác định mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Bước 4: Để trở thành một người lãnh đạo tốt, bạn cần phải có sự tự giác và tự kiểm soát cao.

Bạn không nên chỉ trích hay đổ lỗi cho người khác khi có vấn đề xảy ra, mà hãy nhìn lại chính mình và xem mình đã làm gì để khắc phục. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy doanh số bán hàng của công ty giảm sút, bạn không nên đổ lỗi cho thị trường hay nhân viên, mà hãy tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra những giải pháp cải thiện.

Bạn cũng nên đặt ra những tiêu chí và mục tiêu rõ ràng cho bản thân, và cố gắng hoàn thành chúng một cách xuất sắc. Ví dụ, nếu bạn muốn tăng năng suất làm việc của mình, bạn có thể đặt ra những kế hoạch hợp lý, phân bổ thời gian hợp lý, và kiểm tra kết quả thường xuyên. Khi bạn làm được điều này, bạn sẽ tạo ra một tác động tích cực cho những người xung quanh. Họ sẽ học hỏi từ bạn, bắt chước bạn, và cố gắng vượt qua bạn. Đó là cách bạn khơi dậy sự nhiệt huyết và sáng tạo trong đội ngũ của mình.

Phần 3: Uỷ quyền và trao quyền cho nhân viên.

Bước 1: Ủy quyền là một kỹ năng quan trọng đối với một quản lý hiệu quả.

Bạn không thể làm tất cả mọi việc một mình, và bạn cũng không nên cố gắng làm như vậy. Bằng cách ủy quyền cho nhân viên của bạn, bạn sẽ giúp họ phát triển kỹ năng, tăng động lực và gắn bó với công ty. Ví dụ, bạn có thể ủy quyền cho một nhân viên trẻ tuổi để dẫn dắt một dự án mới, hoặc cho một nhân viên có kinh nghiệm để đào tạo những người mới vào. Để ủy quyền hiệu quả, bạn cần phải xác định những nhiệm vụ phù hợp cho từng nhân viên.

Bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Bạn không nên can thiệp quá nhiều vào công việc của họ, nhưng cũng không nên bỏ mặc họ. Bạn cần phải cung cấp cho họ sự hỗ trợ, phản hồi và ghi nhận khi cần thiết. Ví dụ, bạn có thể gửi email khen ngợi một nhân viên đã hoàn thành nhiệm vụ trước hạn, hoặc gặp gỡ một nhân viên để giải quyết những khó khăn mà họ đang gặp phải.

Ủy quyền không chỉ mang lại lợi ích cho bạn, mà còn cho nhân viên và công ty của bạn. Bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn, nhân viên sẽ có thêm cơ hội để học hỏi và trưởng thành, và công ty sẽ có thêm nguồn nhân lực chất lượng và linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể dành thời gian để nghiên cứu về xu hướng mới trong ngành, nhân viên có thể nâng cao năng lực chuyên môn và lãnh đạo, và công ty có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bước 2: Một trong những cách để phát triển nhân viên là thách thức họ với những nhiệm vụ mới và khó hơn.

Bạn nên phân công những nhiệm vụ khiến nhân viên phải cố gắng tối đa để hoàn thành, nhưng không quá sức. Ví dụ, bạn có thể giao cho một nhân viên bán hàng nhiệm vụ tìm kiếm và tiếp cận khách hàng mới, hoặc giao cho một nhân viên kỹ thuật nhiệm vụ hỗ trợ đào tạo cho các nhân viên mới.

Khi họ bắt đầu đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và chứng tỏ được khả năng của mình, hãy giao cho họ những nhiệm vụ sẽ mở rộng kỹ năng và giúp họ tự chủ hơn trong công việc. Bạn sẽ không chỉ khám phá được nhân viên của mình có thể đảm đương đến mức độ nào mà còn giúp họ trở thành những nhân viên có giá trị hơn với công ty. Đây là cách để tạo ra một đội ngũ làm việc hiệu quả và sáng tạo.

Bước 3: Một cách để xây dựng lòng tin và tinh thần đồng đội trong công ty là nhận trách nhiệm cho lỗi lầm của nhân viên.

Khi có một sự cố xảy ra do lỗi của ai đó dưới quyền, bạn không nên trách mắng hay đổ lỗi, mà hãy xem như đó là lỗi của chính bạn, dù bạn không có liên quan gì đến vấn đề. Bằng cách này, bạn đang tạo ra một văn hóa công ty khuyến khích nhân viên thử thách bản thân và không sợ sai. Điều này rất quan trọng vì:
Nhận trách nhiệm cho lỗi lầm của nhân viên giúp họ dám sáng tạo và học hỏi trong công việc.

Những người biết rút kinh nghiệm từ sai lầm sẽ tiến bộ và trở thành những nhân viên giỏi hơn; những người không bao giờ mắc sai lầm thường là những người làm việc theo kiểu an toàn và không có tinh thần đổi mới. Ví dụ, khi một nhân viên mới thử nghiệm một ý tưởng mới cho sản phẩm của công ty, nhưng gặp phải một số vấn đề kỹ thuật, bạn không nên chỉ trích hay phê bình anh ta, mà hãy khen ngợi sự can đảm và sáng tạo của anh ta, và giúp anh ta khắc phục những khó khăn. Điều này sẽ giúp anh ta cảm thấy được ủng hộ và tin tưởng vào bản thân, và tiếp tục cải thiện sản phẩm cho đến khi thành công.

Bước 4: Một trong những kỹ năng quan trọng của một quản lý giỏi là biết chia sẻ công lao cho nhân viên.

Bạn không nên giành hết vinh quang cho mình, mà hãy để những người làm việc cùng bạn được công nhận và đánh giá cao. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy tự hào, hạnh phúc và có thêm động lực để phát huy khả năng của mình. Ví dụ, khi một dự án hoàn thành thành công, bạn nên khen ngợi những người đã góp phần vào nó, gửi email cảm ơn hoặc tặng quà cho họ. Bạn có thể xem mình như một nhạc trưởng tài ba, người có nhiệm vụ điều phối và hòa âm cho các nhạc công trong dàn nhạc.

Bạn không cần phải tỏ ra nổi bật hay khoe khoang, mà hãy để cho âm nhạc nói lên tất cả. Nếu bạn là loại quản lý thích "ăn cắp" ý tưởng của người dưới quyền và giả vờ rằng đó là sáng kiến của bạn, bạn sẽ gặp rắc rối lớn. Bạn sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy bị lừa, bị khinh thường và bị bỏ rơi. Bạn sẽ làm mất lòng tin và sự tôn trọng của họ. Bạn cũng sẽ làm tổn hại đến uy tín và danh tiếng của bản thân. Bạn sẽ không còn là một người lãnh đạo được yêu quý và kính trọng, mà chỉ là một kẻ tham lam và ích kỷ.

Ví dụ, nếu bạn lấy ý tưởng của một nhân viên để trình bày trong cuộc họp với sếp, bạn sẽ khiến cho nhân viên đó cảm thấy bị bỏ qua và bất công. Bạn cũng sẽ khiến cho sếp của bạn nghi ngờ về khả năng sáng tạo và trung thực của bạn. Bạn có thể tự hỏi: Tại sao tôi phải chịu trách nhiệm cho những sai lầm của người khác? Tại sao tôi phải im lặng khi nhân viên của tôi làm được điều gì đó xuất sắc? Tôi còn gì để tự hào? Thực ra, bạn không cần phải lo lắng về việc bảo vệ danh dự của bạn. Nếu bạn làm việc chăm chỉ và quản lý hiệu quả, bạn sẽ được công nhận và đánh giá cao.

Những người xung quanh sẽ biết rõ những gì bạn đã làm. Hơn nữa, họ sẽ ngưỡng mộ bạn vì bạn biết cách khích lệ, động viên và tôn trọng nhân viên của mình. Bạn sẽ được coi là một người lãnh đạo xuất sắc, không chỉ trong công việc, mà còn trong cuộc sống. Ví dụ, nếu bạn chịu trách nhiệm cho một lỗi lầm của nhân viên và tìm cách khắc phục nó, bạn sẽ được khen ngợi vì sự chín chắn và trách nhiệm của bạn. Nếu bạn biết cảm ơn và tôn vinh những thành tích của nhân viên, bạn sẽ được yêu mến vì sự khiêm nhường và tâm lý của bạn.

Bước 5: Một cách để xây dựng lòng tin và tôn trọng với nhân viên của bạn là thừa nhận sai lầm của bản thân.

Khi mọi việc diễn ra không như kỳ vọng, hãy thừa nhận những điều mà bạn đã có thể làm khác đi và nói rõ điều đó với nhân viên của bạn. Từ đó cho họ thấy bạn cũng phạm sai lầm và cách để đối phó với sai lầm của chính mình là gì. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể làm đúng điều gì là nhờ vào sai lầm trong quá khứ. Những lúc như vậy, hãy nói rõ với nhân viên của bạn. Chẳng hạn như: "Tôi biết nhấn ở đây là vì đã gặp chuyện này khi mới vào nghề. Tôi đã phạm sai lầm khi nhấn nút xanh. Lúc đó tôi đã nghĩ: 'Nó sẽ tắt hệ thống và giải quyết vấn đề' và rồi nhận ra – một cách cay đắng – rằng nó sẽ khiến vấn đề trở nên còn tồi tệ hơn!".

Đây là một cách để bạn chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của mình với nhân viên, đồng thời cũng khuyến khích họ không sợ phạm sai lầm mà học hỏi từ chúng. Bạn cũng có thể dùng những ví dụ khác để minh họa cho điểm mà bạn muốn truyền đạt, miễn là chúng liên quan đến công việc và không quá cá nhân hay xúc phạm. Như vậy, bằng cách ghi nhận sai lầm của bản thân, bạn không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thoải mái, mà còn giúp nhân viên của bạn phát triển kỹ năng và năng lực của mình. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng một đội ngũ hiệu quả và thành công.

Phần 4: Cách trao đổi công việc hiệu quả với nhân viên.

Bước 1: Một trong những cách để xây dựng niềm tin và sự gắn kết với nhân viên là luôn lắng nghe những gì họ nói.

Bạn nên thường xuyên khuyến khích họ chia sẻ những câu hỏi, lo lắng hay ý kiến của họ với bạn. Bằng cách này, bạn sẽ cho họ thấy bạn quan tâm đến công việc và cuộc sống của họ, và bạn sẵn sàng giúp đỡ họ khi cần thiết. Ví dụ, bạn có thể tổ chức những cuộc họp định kỳ để lắng nghe những phản hồi của nhân viên về dự án, hoặc bạn có thể gửi email hoặc tin nhắn để hỏi thăm về tình hình cá nhân của họ. Khi nhân viên có những thắc mắc hay băn khoăn, bạn không nên xem đó là một gánh nặng hay một phiền toái.

Bạn nên coi đó là một cơ hội để tăng cường mối quan hệ với họ, và để cải thiện chất lượng công việc. Bạn nên trả lời những câu hỏi của họ một cách rõ ràng, chính xác và kịp thời. Bạn nên tôn trọng và công nhận những lo lắng của họ, và tìm cách giải quyết chúng một cách hiệu quả. Ví dụ, nếu một nhân viên lo lắng về việc không đủ thời gian hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể giúp anh ấy lập kế hoạch công việc, hoặc điều chỉnh mục tiêu và thời hạn cho phù hợp.

Bằng cách duy trì một kênh giao tiếp mở và thân thiện với nhân viên, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác. Bạn sẽ khơi dậy niềm đam mê và sự cam kết của họ, và giúp họ phát triển bản thân. Bạn sẽ trở thành một người quản lý được yêu quý và tôn trọng bởi nhân viên. Ví dụ, bạn có thể khen ngợi những thành tích của nhân viên trước toàn bộ đội ngũ, hoặc bạn có thể tạo ra những cơ hội để nhân viên được đào tạo và thăng tiến trong công ty.

Bước 2: Một trong những cách để trở thành một người lãnh đạo tốt là quan tâm đến nhân viên của bạn.

Đừng để mọi tương tác với nhân viên chỉ mang tính công việc đơn thuần. Hãy hỏi thăm sức khỏe, trò chuyện về chính bạn và thiết lập mối quan hệ cá nhân cùng họ. Ví dụ, bạn có thể mời nhân viên đi ăn trưa cùng, chia sẻ về sở thích hay gia đình của bạn, hoặc gửi những lời chúc mừng khi họ có thành tích tốt.

Hiểu đời sống cá nhân bên ngoài văn phòng của nhân viên có thể sẽ giúp bạn nhận biết thời điểm họ cần được chiếu cố hơn, chẳng hạn như khi họ cần nghỉ phép đột ngột vì tang sự trong gia đình. Nếu bạn có thể hỗ trợ những biến động trong đời sống cá nhân của nhân viên, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong việc trung thành với bạn. Ví dụ, bạn có thể gửi hoa hay thiệp chia buồn cho nhân viên khi có người thân qua đời, hoặc tạo điều kiện cho họ làm việc từ xa nếu họ có con nhỏ hay người già bệnh.

Nhận biết điểm giới hạn. Đừng đi quá giới hạn, hỏi những vấn đề quá riêng tư, chẳng hạn như tôn giáo, chính trị hay quan hệ cá nhân. Bạn có thể duy trì mối quan hệ thân thiết mà không can thiệp. Ví dụ, bạn không nên ép buộc nhân viên tham gia các hoạt động tôn giáo hay chính trị của bạn, hoặc xét duyệt công việc của họ dựa trên quan điểm cá nhân.

Bước 3: Phản hồi là một phần quan trọng trong quá trình làm việc và học tập.

Tuy nhiên, không phải mọi cách phản hồi đều có hiệu quả như nhau. Một trong những sai lầm thường gặp khi phản hồi là kết hợp phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực trong cùng một lần trao đổi. Ví dụ, bạn đang đưa ra phản hồi cho một nhân viên trong buổi đánh giá kết quả làm việc. Bạn bắt đầu bằng cách khen ngợi họ là một cộng sự tuyệt vời và nêu ra một số điểm mạnh của họ, như khả năng giao tiếp, sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm. Sau đó, bạn chuyển sang chỉ ra những điểm yếu và những vấn đề cần khắc phục, như doanh số quý này giảm 10% so với quý trước, doanh thu trượt dốc 15% so với kế hoạch, v.v. Bạn nghĩ rằng điều này sẽ giúp họ cảm thấy được động viên và nhận ra những sai sót của mình.

Nhưng thực tế thì không. Khi bạn kết hợp phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực, bạn sẽ làm giảm hiệu quả của cả hai loại phản hồi. Phản hồi tích cực sẽ bị mất giá trị bởi phản hồi tiêu cực và phản hồi tiêu cực sẽ không được chú ý đến như mong muốn. Người nhận phản hồi sẽ có xu hướng chỉ nhớ đến những điều tiêu cực và bỏ qua những điều tích cực. Họ sẽ cảm thấy bị chỉ trích và thiếu tự tin. Họ cũng sẽ khó có thể hiểu được mục tiêu và mong muốn của người phản hồi. Vì vậy, nếu bạn muốn phản hồi hiệu quả, bạn nên tách biệt phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Bạn nên dành riêng một thời gian để khen ngợi những thành tựu và nỗ lực của người nhận phản hồi. Bạn nên thể hiện sự công nhận và đánh giá cao của bạn đối với họ.

Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi rất ấn tượng với khả năng giao tiếp của bạn. Bạn luôn biết cách lắng nghe khách hàng và hiểu được nhu cầu của họ. Bạn cũng rất sáng tạo trong việc đưa ra các giải pháp mới cho các vấn đề khó khăn. Bạn là một người có tinh thần trách nhiệm cao, luôn hoàn thành công việc đúng hạn và chất lượng. Bạn là một cộng sự tuyệt vời và tôi rất vui khi làm việc cùng bạn." Đây là cách để tăng cường lòng tự trọng và khích lệ của người nhận phản hồi. Bạn nên chọn một thời điểm khác để chỉ ra những điểm cần cải thiện và đưa ra những gợi ý và hướng dẫn cụ thể. Bạn nên thể hiện sự quan tâm và mong muốn giúp đỡ của bạn đối với người nhận phản hồi.

Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi muốn nói với bạn về một số vấn đề mà tôi thấy cần được khắc phục trong công việc của bạn. Tôi thấy rằng doanh số của bạn quý này giảm 10% so với quý trước, doanh thu trượt dốc 15% so với kế hoạch. Đây là những con số không thể chấp nhận được trong một môi trường cạnh tranh cao như hiện nay. Tôi muốn biết nguyên nhân của sự giảm sút này và cách bạn định khắc phục nó. Tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình này và đưa ra những lời khuyên hữu ích. Tôi tin rằng bạn có thể vượt qua khó khăn này và đạt được kết quả tốt hơn trong quý tới." Đây là cách để tạo ra sự thay đổi tích cực và nâng cao hiệu suất của người nhận phản hồi. Phân biệt rõ ràng giữa phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực sẽ giúp bạn truyền đạt được thông điệp một cách rõ ràng và chính xác. Bạn sẽ không làm người nhận phản hồi bị nhầm lẫn hoặc bị tổn thương. Bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc và học tập tích cực và hiệu quả.

Bước 4: Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một nhà lãnh đạo là khả năng lắng nghe.

Bạn không thể hiểu được nhu cầu, mong muốn và quan điểm của nhân viên và đồng nghiệp nếu bạn không chú ý đến những gì họ nói. Bạn cũng không thể tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, sáng tạo và tôn trọng nếu bạn luôn tự cho mình là đúng và không cho phép bất kỳ ai khác có tiếng nói.

Để lắng nghe hiệu quả, bạn cần thực hiện những điều sau:

• Khi nhân viên chia sẻ ý kiến, hãy giữ im lặng và để họ nói xong. Đừng cắt ngang, bình luận hay phán xét. Hãy cảm ơn họ vì đã đóng góp và hỏi thêm nếu bạn cần làm rõ hoặc hiểu sâu hơn. Ví dụ, khi một nhân viên đưa ra một ý tưởng mới cho dự án, bạn có thể nói: "Cảm ơn bạn đã chia sẻ ý tưởng này. Bạn có thể giải thích thêm về cách bạn sẽ thực hiện nó được không?"
• Khi cảm xúc bùng phát, hãy giữ bình tĩnh và kiềm chế bản thân. Đừng để cảm xúc chi phối hành động của bạn. Hãy thể hiện sự quan tâm và thông cảm với những gì họ đang trải qua. Hãy giúp họ xử lý cảm xúc một cách lành mạnh và tìm ra giải pháp chung. Ví dụ, khi một nhân viên tức giận vì bị chỉ trích công khai, bạn có thể nói: "Tôi hiểu bạn đang cảm thấy bị xúc phạm và tổn thương. Tôi rất tiếc vì đã gây ra sự bất tiện cho bạn. Bạn có muốn nói với tôi về điều đó không? Tôi sẵn sàng lắng nghe và giải quyết vấn đề này với bạn."
• Khi nhóm đang làm việc nhóm hay thảo luận, hãy lắng nghe với tinh thần học hỏi và khám phá. Đừng chỉ đưa ra ý kiến của mình mà hãy mở rộng tầm nhìn bằng cách nghe các góc nhìn khác nhau. Hãy khuyến khích sự đa dạng và sáng tạo trong nhóm bằng cách tôn trọng và ghi nhận các ý kiến khác biệt. Ví dụ, khi một nhân viên có một quan điểm khác với bạn về một vấn đề, bạn có thể nói: "Tôi rất quan tâm đến quan điểm của bạn. Bạn có thể cho tôi biết lý do tại sao bạn lại nghĩ như vậy được không? Tôi muốn hiểu rõ hơn về góc nhìn của bạn."

Lắng nghe là một kỹ năng có thể rèn luyện và phát triển. Bạn có thể trở thành một người lắng nghe tốt hơn bằng cách thực hành thường xuyên và nhận xét lại cách tiếp xúc của mình. Bạn sẽ thấy rằng khi bạn lắng nghe, bạn sẽ được lắng nghe lại, và bạn sẽ tạo ra một mối quan hệ tốt hơn với nhân viên và đồng nghiệp của mình.

Bước 5: Người quản lý tốt không chỉ cố gắng để thể hiện mình một cách rõ ràng hơn mà còn nỗ lực hiểu điều những người xung quanh muốn nói.

Bạn có thể làm điều đó bằng cách nhắc lại điều họ vừa nói như một phần trong cuộc trò chuyện. Hãy sử dụng phương pháp này khi không hoàn toàn chắc chắn về điều họ nói. Thay vì hỏi đồng nghiệp: "Xin lỗi, anh có thể lặp lại điều vừa nói được không? Tôi không chắc là mình đã hiểu", hãy nói điều tương tự như: "Vậy anh vừa nói là chúng ta có thể tăng năng suất thông qua việc đưa ra những biện pháp động viên có ý nghĩa. Cụ thể thì đó có thể là gì?" Đây là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng phương pháp nhắc lại để xác nhận và mở rộng cuộc trò chuyện.

Bằng cách này, bạn cho thấy bạn đang lắng nghe và quan tâm đến ý kiến của người khác. Bạn cũng có thể hỏi thêm những câu hỏi để khám phá sâu hơn vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp. Một ví dụ khác, bạn có thể nói với khách hàng: "Tôi hiểu rằng bạn đang gặp khó khăn với sản phẩm của chúng tôi. Bạn có thể cho tôi biết chi tiết hơn về vấn đề bạn gặp phải?" Thay vì: "Bạn có thể giải thích lại cho tôi được không? Tôi không nghe rõ." Phương pháp nhắc lại giúp bạn tránh được sự hiểu lầm và tạo ra một mối quan hệ tốt hơn với khách hàng. Phương pháp nhắc lại là một công cụ hữu ích để cải thiện kỹ năng giao tiếp và xây dựng niềm tin trong môi trường làm việc.

Bước 6: Một trong những kỹ năng quan trọng của một nhà quản lý là khả năng đặt câu hỏi thông minh.

Câu hỏi thông minh không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề, mục tiêu và giải pháp, mà còn thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và tinh thần hợp tác của bạn với đồng nghiệp. Đặt câu hỏi thông minh cũng có thể khuyến khích người khác chia sẻ ý kiến, góp ý và đưa ra những gợi ý mới mẻ.

Để đặt câu hỏi thông minh, bạn cần tuân theo một số nguyên tắc sau:

• Hãy đặt câu hỏi mở, tức là những câu hỏi không có câu trả lời đơn giản là "có" hay "không". Câu hỏi mở sẽ giúp người trả lời phải suy nghĩ và nói ra những điều chi tiết hơn. Ví dụ: Thay vì hỏi "Bạn có thích làm việc nhóm không?", bạn có thể hỏi "Bạn thấy có lợi ích gì khi làm việc nhóm?".
• Hãy đặt câu hỏi cụ thể, tức là những câu hỏi có liên quan đến vấn đề đang được thảo luận và có thể được trả lời một cách rõ ràng. Câu hỏi cụ thể sẽ giúp người trả lời không bị mơ hồ và lan man. Ví dụ: Thay vì hỏi "Bạn có gặp vấn đề gì không?", bạn có thể hỏi "Bạn gặp khó khăn gì trong việc hoàn thành báo cáo này?".
• Hãy đặt câu hỏi khách quan, tức là những câu hỏi không chứa những giả định, đánh giá hay phán xét cá nhân. Câu hỏi khách quan sẽ giúp người trả lời không bị áp lực hay xúc phạm. Ví dụ: Thay vì hỏi "Bạn sao lại làm sai như vậy?", bạn có thể hỏi "Bạn có thể giải thích cho tôi quy trình làm việc của bạn không?".
• Hãy đặt câu hỏi tôn trọng, tức là những câu hỏi không gây khó dễ, châm chọc hay chỉ trích người trả lời. Câu hỏi tôn trọng sẽ giúp người trả lời cảm thấy được quý trọng và tin tưởng. Ví dụ: Thay vì hỏi "Bạn có biết bạn đã làm sai điều gì không?", bạn có thể hỏi "Bạn có cần tôi giúp đỡ gì không?".

Ví dụ về một số câu hỏi thông minh:

• Bạn có thể cho tôi biết quá trình làm việc của bạn như thế nào không? (Câu hỏi mở, cụ thể, khách quan và tôn trọng).
• Bạn nghĩ vấn đề này xuất phát từ đâu và có ảnh hưởng như thế nào đến kết quả? (Câu hỏi mở, cụ thể, khách quan và tôn trọng).
• Bạn có gặp khó khăn gì trong việc thực hiện nhiệm vụ này không? Bạn cần sự hỗ trợ gì từ tôi? (Câu hỏi mở, cụ thể, khách quan và tôn trọng).
• Bạn có ý kiến gì về giải pháp mà chúng ta đã đề xuất không? Bạn có thấy nó có hiệu quả và khả thi không? (Câu hỏi mở, cụ thể, khách quan và tôn trọng).
• Bạn có thể chia sẻ với tôi những thành công và thất bại của bạn trong quá khứ khi làm việc với vấn đề này không? Bạn đã rút ra được bài học gì? (Câu hỏi mở, cụ thể, khách quan và tôn trọng).

Như vậy, bạn đã biết cách đặt câu hỏi thông minh để bắt kịp cuộc trò chuyện và làm rõ khi cần. Đừng ngại đặt câu hỏi vì sợ rằng mình sẽ có vẻ "ngu ngốc". Những nhà quản lý hiệu quả quan tâm đến việc hiểu điều gì là quan trọng và không bận tâm đến việc làm thế nào để có thể đạt được điều đó. Bạn cũng nên biết rằng trong nhiều trường hợp, người khác cũng có thắc mắc nhưng không hỏi. Nếu hỏi thay họ, bạn có thể giữ vai trò như một hỗ trợ viên và giúp cả nhóm tham gia vào cuộc thảo luận. Đó là biểu hiện thật sự của một nhà quản lý.

Tác giả: Chloe Carmichael. Biên dịch: Ella H.

Nguồn: Wikihow. Bản quyền thuộc về: Kallos Vietnam.

Đôi nét về tác giả Chloe Carmichael, PhD

Tiến sĩ Chloe Carmichael là một nhà tâm lý học lâm sàng được cấp phép, người điều hành một phòng khám tư nhân ở thành phố New York. Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm tư vấn tâm lý, Tiến sĩ Chloe chuyên về các vấn đề mối quan hệ, quản lý căng thẳng, lòng tự trọng và huấn luyện nghề nghiệp.

Cô cũng đã hướng dẫn các khóa học đại học tại Đại học Long Island và từng là giảng viên trợ giảng tại Đại học New York. Tiến sĩ Chloe đã hoàn thành bằng Tiến sĩ Tâm lý học lâm sàng tại Đại học Long Island ở Brooklyn, New York và đào tạo lâm sàng tại Bệnh viện Lenox Hill và Bệnh viện Quận Kings. Cô được Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ công nhận và là tác giả của "Nervous Energy: Harness the Power of Your Anxiety" và "Dr. Chloe's 10 Commandments of Dating".